Υποχρεώσεις & Ενέργειες

Internal Περιβάλλον

Υποχρεώσεις & Ενέργειες

Υπόχρεα πρόσωπα και οι ευθύνες τους

Κατηγορίες υπόχρεων προσώπων

Ο κανονισμός της Α.Α.Δ.Ε. ορίζει ότι συγκεκριμένες κατηγορίες επιχειρήσεων και επαγγελματιών έχουν ιδιαίτερες ευθύνες ως προς την εφαρμογή της Δέουσας Επιμέλειας. Οι βασικές κατηγορίες είναι:

Εξωτερικοί λογιστές - φοροτεχνικοί και νομικά πρόσωπα παροχής λογιστικών - φοροτεχνικών υπηρεσιών, καθώς και ιδιώτες ελεγκτές: Αυτοί οι επαγγελματίες διαχειρίζονται οικονομικά στοιχεία και φορολογικές δηλώσεις, και επομένως φέρουν την ευθύνη για την ορθή καταγραφή και αξιολόγηση των συναλλαγών.
Μεσίτες ακινήτων: Ειδικότερα για συναλλαγές των οποίων η αξία ανέρχεται σε τουλάχιστον 10.000 ευρώ, οι μεσίτες οφείλουν να εφαρμόζουν αυστηρά μέτρα επιμέλειας για την ταυτοποίηση και αξιολόγηση των πελατών τους.
Έμποροι και εκπλειστηριαστές αγαθών μεγάλης αξίας: Όταν η αξία της συναλλαγής ξεπερνά τα 10.000 ευρώ, οι έμποροι και οι εκπλειστηριαστές οφείλουν να εφαρμόζουν τα μέτρα δέουσας επιμέλειας.

Ορισμός «Εμπόρων Αγαθών Μεγάλης Αξίας»

Για τους έμπορους αγαθών μεγάλης αξίας, ο κανονισμός διευκρινίζει επιπλέον τις κατηγορίες αγαθών για τα οποία ισχύουν οι συγκεκριμένες υποχρεώσεις:

Επιχειρήσεις εμπορίας πολύτιμων και ημιπολύτιμων λίθων, επεξεργασίας και εμπορίας πολύτιμων μετάλλων και παράγωγων προϊόντων, εμπορίας μαργαριταριών, κοραλλιών, καθώς και κατασκευής και εμπορίας κοσμημάτων και ρολογιών.
Επιχειρήσεις εμπορίας παλαιών αντικειμένων αξίας (αντίκες), αρχαιοτήτων, μεταλλίων, παλαιών γραμματοσήμων, νομισμάτων και λοιπών συλλεκτικών ειδών αξίας, καθώς και επιχειρήσεις ή επαγγελματίες που ασχολούνται με την παραγωγή ή κατασκευή και εμπορία έργων τέχνης γενικά, συμπεριλαμβανομένων των μουσικών οργάνων.
Πρόσωπα που εμπορεύονται ή ενεργούν ως μεσάζοντες στο εμπόριο έργων τέχνης, συμπεριλαμβανομένου του εμπορίου που πραγματοποιείται σε αίθουσες έργων τέχνης και οίκους δημοπρασιών.
Επιχειρήσεις παραγωγής και εμπορίας ταπήτων και χαλιών, ειδών γουνοποιίας, δερμάτινων ειδών και ενδυμάτων γενικά.
Επιχειρήσεις εμπορίας επιβατικών αυτοκινήτων ιδιωτικής χρήσης, ελικοπτέρων, αεροσκαφών και σκαφών αναψυχής γενικά.

Ευθύνες και Υποχρεώσεις

Οι υπόχρεοι φορείς οφείλουν να εφαρμόσουν διαδικασίες δέουσας επιμέλειας που περιλαμβάνουν:

Ταυτοποίηση και επαλήθευση πελατών: Χρήση αξιόπιστων τεκμηρίων για την ταυτοποίηση του πελάτη, όπως έγγραφα ταυτότητας, αποδεικτικά κατοικίας και οικονομικές πληροφορίες.
Αξιολόγηση κινδύνου του δημιουργία προφίλ του πελάτη: Ενδελεχής έρευνα για το ιστορικό συναλλαγών, τις πηγές εισοδήματος και τυχόν παρελθοντικές παρατυπίες.
Κατανόηση Συναλλαγών: Συγκέντρωση πληροφοριών σχετικά με τη φύση και τον σκοπό της επιχειρηματικής σχέσης.
Καταγραφή και αρχειοθέτηση: Οργάνωση και διατήρηση πλήρων αρχείων των πληροφοριών και των συναλλαγών, ώστε σε περίπτωση ελέγχου από τις αρμόδιες αρχές να υπάρχει η απαραίτητη τεκμηρίωση.
Συνεχής παρακολούθηση: Εφαρμογή τεχνολογικών εργαλείων για την τακτική παρακολούθηση των συναλλαγών και την ανίχνευση οποιωνδήποτε ύποπτων ενεργειών.

Αναφορές Ύποπτων Συναλλαγών προς την Αρχή ( άρθρο 22 του Ν. 4557/30-7-2018 )

Τα υπόχρεα πρόσωπα και οι υπάλληλοί τους, στους οποίους περιλαμβάνονται τα διευθυντικά στελέχη, οφείλουν να:

Ενημέρωση: Ενημερώνουν αμελλητί, με δική τους πρωτοβουλία, την Αρχή, όταν γνωρίζουν ή έχουν σοβαρές ενδείξεις ή υποψίες ότι χρηματικά ποσά, ανεξαρτήτως του ύψους τους, συνιστούν έσοδα από εγκληματικές δραστηριότητες ή σχετίζονται με χρηματοδότηση της τρομοκρατίας. Η υποχρέωση αυτή αφορά και σε κάθε περίπτωση απόπειρας ύποπτης συναλλαγής και
Πληροφόρηση: Παρέχουν αμελλητί στην Αρχή, την αρμόδια αρχή και σε άλλες δημόσιες αρχές που είναι επιφορτισμένες με καθήκοντα για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες ή της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, ύστερα από αίτημα τους, όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες και στοιχεία.

Βέλτιστες πρακτικές για την εφαρμογή της δέουσας επιμέλειας

Τεχνικές Οδηγίες και Διαδικασίες

Οι υπόχρεοι φορείς καλούνται να υιοθετήσουν συγκεκριμένες τεχνικές οδηγίες που έχουν σχεδιαστεί για να ενισχύσουν τη διαδικασία εντοπισμού και αναφοράς ύποπτων συναλλαγών.

Οι κύριες διαδικασίες περιλαμβάνουν:

Αυτοματοποιημένα Συστήματα Ελέγχου: Η χρήση προηγμένων λογισμικών (π.χ. ERP, λογισμικά AML) που επιτρέπουν την ανάλυση μεγάλου όγκου δεδομένων σε πραγματικό χρόνο και την ανίχνευση μη φυσιολογικών προτύπων. Τα συγκεκριμένα λογισμικά ενσωματώνουν αλγόριθμους ανάλυσης δεδομένων και τεχνητής νοημοσύνης για τον εντοπισμό ύποπτων συναλλαγών.
Ενοποίηση Πληροφοριακών Συστημάτων: Διασύνδεση των εσωτερικών συστημάτων της επιχείρησης με πλατφόρμες που παρέχουν ενημερωμένες βάσεις δεδομένων για την ταυτοποίηση πελατών.
Αυτόματη Ειδοποίηση και Αναφορά: Συστήματα που στέλνουν αυτόματα ειδοποιήσεις στους υπεύθυνους μόλις εντοπιστεί κάποια ανωμαλία, επιταχύνοντας τη διαδικασία αναφοράς.
Εκπαίδευση και Ενημέρωση: Συνεχής κατάρτιση του προσωπικού ώστε να εξοικειώνεται με τις νέες τεχνολογικές εξελίξεις και τα εργαλεία ελέγχου.